УТВЕРЖДАЮ Начальник Управления судебного департамента в Саратовской области В.А. Козлов 08.11. 2010г.

УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета по обеспечению деятельности мировых судей Саратовской области А.И. Васильев 25.10.2010г. (Приказ № 88 от 25.10.2010г.)

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА МИРОВОГО СУДЬИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Инструкция по организации работы архива мирового судьи разработана в целях установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов для сдачи в архив.

Инструкция предлагает порядок подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве мирового судьи, методике отбора дел и нарядов для постоянного хранения и выделению их к уничтожению, а также правила передачи дел и нарядов в государственные архивы.

1. Общие положения

1.1. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 08 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 г. № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36, Инструкцией по судебному делопроизводству мирового судьи Саратовской области, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157, «Основными правилами работы ведомственных архивов», утвержденными приказом Главархива СССР от 05 сентября 1985 г.№263, «Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия», утвержденным приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархива) от 18 августа 1992 г. № 176, положением об архиве мирового судьи, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

2. Организация работы архива и оформление судебных дел и нарядов к последующему хранению в архиве

2.1. Работа архива организуется в соответствии с Положением об архиве мирового судьи.

2.2. Решение о передаче в архив дел и материалов принимает мировой судья. Мировой судья проверяет все производство по делу, особое внимание, обращая на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. На обложке дела, проставляются отметки о передаче дела в архив, сроке хранения, дате передачи и подпись судьи.

2.3.Решение о передаче в архив нарядов принимает работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.

2.4.Все оконченные производством судебные дела, наряды и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов».

2.5.В судебных делах и нарядах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), ответственный работник аппарата мирового судьи должен прошить и пронумеровать приобщенные к делу и сформированные в наряд документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1), а также произвести другие действия по подготовке к сдаче дела.

2.6.В конце дела или наряда, на отдельном листе - заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2)

2.7.В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или наряда, производства или чистый оборот листа последнего документа.

2.8.Если дело или наряд, было сформировано, прошито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела или наряда.

2.9.Ответственный работник аппарата мирового судьи еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта или направления лицам, участвующим в деле его копий в соответствии с п. 11.1, п. 11.2, п.11.3 Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи Саратовской области, а также в случаях, когда:

лицо осуждено к наказанию в виде обязательных работ - после получения мировым судьей из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного уведомления о получении копии приговора и о постановке его на учет;

лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы - после получения мировым судьей от исправительного центра уведомления о получении копии приговора и о постановке его на учет;

лицо осуждено к наказанию в виде ареста - после получения мировым судьей из арестного дома уведомления о прибытии осужденного для отбытия наказания;

судом принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия - после получения мировым судьей из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел сообщения о принятии постановления к исполнению;

в отношении лица применена принудительная мера воспитательного воздействия - предупреждение – при вступлении вынесенного постановления в законную силу;

мировым судьей вынесен оправдательный приговор - после вступления приговора в законную силу.

2.10.Уголовное дело подлежит сдаче в архив в случае вынесения оправдательного приговора (пп. 2, п. 2 ст. 302 УПК РФ) в случаях вступления приговора в законную силу многоэпизодным делам, когда имеет место частичное оправдание в связи с непричастностью подсудимого к совершению преступления (преступлений) – после направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.

2.11.При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив мирового судьи являются случаи, предусмотренные пп.11.2.1 и 11.2.5 Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи; в отношении осужденных к иным мерам наказания – случаи, предусмотренные п. 11.2.5 той же Инструкции.

2.12.Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после обращения судебного решения к исполнению.

2.13.Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

2.14.В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении или невозможности взыскания.

2.15.Административное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив в случаях, когда наложены взыскания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения – по вступлении постановления в законную силу, с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено.

2.16.Полное оформление судебных дел и других документов в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» предусматривает:

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов;

заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);

составление внутренней описи документов (приложение 1);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, даты дела и др.)

2.17. На обложках дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование судебного участка мирового судьи;

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы, наименование организации истца, ответчика, суть иска (заявления); фамилия, имя, отчество правонарушителя; (приложение 3).

Пример: дело № 1-125/год по обвинению Маркова Петра Ивановича в совершении преступления, предусмотренного ст. 157 ч 1 УК РФ;

дело № 2-350/год по иску Леоновой Марии Сергеевны к Леонову Андрею Петровичу о разделе имущества.

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

 

2.18.Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

3. Экспертиза ценности документов

3.1.Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделению к уничтожению в соответствии с нормативными методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

3.2.Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке их к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.

3.3.Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел и нарядов без просмотра самих документов.

3.4.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов на судебных участках мировых судей создается постоянно действующая экспертная комиссия.

4. Подготовка и оформление нарядов

к последующему хранению в государственные архивы

4.1.Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производит работник аппарата мирового судьи, на которого возложена обязанность по ведению архива.

4.2.Работник аппарата мирового судьи обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

4.3.Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка мирового судьи.

4.4.Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке.

Переписка систематизируется в хронологической последовательности – документ-ответ помещается за документом-запросом.

4.5.В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

4.6.Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в номенклатуре дел. (приложение 4)

4.7.Наряд должен содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

4.8.Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

4.9.Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

4.10.Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работником аппарата мирового судьи, ответственным за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

4.11.На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

4.12.Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек ответственный работник аппарата мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

4.13.После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек.

4.14.Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

4.15.Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

5. Порядок нумерации листов

5.1.В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело или наряд, все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела и наряда нумеруются отдельно.

5.2.Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

5.3.Листы дела и наряда, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

5.4.Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле и наряде, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела или наряда, то отдельной нумерации фотографий не требуется.

5.5.Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

5.6.Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

5.7.Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

5.8.Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

5.9.Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

5.10.Подшитые в дело или наряд конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2).

5.11.В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела или наряда, листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.

5.12.В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле или наряде.

5.13.При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.

5.14.При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа начиная со второго.

5.15.После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 2).

5.16.В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и наряда (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

5.17.В случае изменения нумерации листов дела или наряда составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле или наряде.

5.18.Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела или наряда для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле или наряде прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54а, 99а, 99б. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности № 543 осужденного Иванова А.В.

Секретарь мирового судьи

Ф.И.О.

 

Дата

6. Порядок определения сроков хранения дел и нарядов

6.1.Сроки хранения дел и нарядов устанавливаются в соответствии с Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей.

Сроки хранения дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.

6.2.Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей с указанием сроков их хранения, устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности.

6.3.Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2007 году, начинается с 1 января 2008 г.

6.4. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с даты:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

 

6.5. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с даты:

погашения судимости;

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

 

6.6. Сроки хранения дел для дел об административных правонарушениях исчисляются с даты:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

7. Составление описей на наряды

постоянного хранения

7.1.Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством наряды постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

7.2.Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

7.3.До передачи в архив на наряды постоянного хранения составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 5).

7.4.При представлении описей на наряды постоянного хранения в уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела к каждой описи составляется предисловие, в котором излагаются принципы отбора нарядов на постоянное хранение и порядок систематизации нарядов в описи.

7.5.Наряды вносят в опись в порядке значимости этих документов. Наряды, включенные в опись, имеющие срок хранения «постоянно», подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный архив.

7.6.Годовые разделы описей должны рассматриваться экспертной комиссией, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного органа в четырех экземплярах. После утверждения годового раздела мировым судьей и экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются у мирового судьи.

7.7.Бланк описи нарядов постоянного и дел временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание. (приложение 6)

7.8.При составлении описи соблюдаются следующие требования:

каждое дело и наряд вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

если дело и наряд состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением;

номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

при заполнении графы «Индексы дел и нарядов» для гражданских, уголовных дел и нарядов указываются их номера, которые соответствуют индексам дел и нарядов по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела или наряда или номера тома дела и наряда;

графа «Заголовки дел и нарядов» переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.);

если в опись вносятся дела или наряды, состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела и наряда с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел или нарядов, особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п.

7.9.Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступления, например «О злостном уклонении от уплаты алиментов», то за первой записью вида преступления следует делать запись «То же».

7.10.Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел и нарядов, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел или нарядов в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.). Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется ответственным работником аппарата мирового судьи и утверждается мировым судьей.

8. Порядок представления описи на утверждение

8.1.Годовые разделы описей на наряды подлежащие передаче из судов в государственные архивы, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела не позднее чем через 2 года после окончания наряда производством.

Пример: годовые разделы описей на дела и наряды оконченные производством в 2005 году, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела не позднее 2008 года.

8.2.Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел или нарядов, включенных в эти описи.

8.3.Описи на наряды постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив мирового судьи и хранятся у работника, ответственного за работу архива, в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве.

8.4.На экземпляре описи, который хранится в архиве мирового судьи, уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.

9. Передача дел, нарядов и других документов

в архив мирового судьи, порядок их хранения и использования

9.1.Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на наряды постоянного хранения.

9.2.Документы кратковременного хранения (до 5 лет) или «до минования надобности» в архив мирового судьи не передаются. По истечении срока хранения, предусмотренного Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей или до минования надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение 7).

9.3.Гражданские, административные, уголовные дела и наряды, передаются в архив по описям.

9.4.О передаче дела делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело.

9.5.Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается работником аппарата мирового судьи, отвечающим за ведение архива и утверждается мировым судьей.

9.6.При передаче дел и нарядов в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел и нарядов, которые должны храниться постоянно.

9.7.Поступившие в архив дела, наряды и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

9.8.Упорядоченные дела и наряды картонируются в зависимости от их объема по 10-50 дел, нарядов в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел или нарядов, помещенных в коробку.

9.9.Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению, в архив суда не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.

9.10.Из архива мирового судьи дела и наряды выдаются для служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи.

 

9.11.Отметка о выдаче дела, наряда производится в журнале (приложение 14), где указываются: номер дела или наряда, дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела или наряда, при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.

10. Отбор документов и оформление их на уничтожение

10.1.Находящиеся в архиве мирового судьи дела, наряды по которым истек срок хранения, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел, нарядов к уничтожению осуществляет ответственный работник аппарата мирового судьи.

10.2.Отбор дел, нарядов к уничтожению оформляется актом (приложение 7) и производится только после составления описей дел и нарядов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

10.3.После утверждения годовых разделов описей экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела, мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений и личных дел), по которым истек срок хранения, установленный сводной номенклатурой дел.

На документы временного срока хранения (менее 10 лет) с пометкой ЭПК составляется отдельный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который утверждается мировым судьей после согласования с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела. После этого мировой судья имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

10.4.Из отобранных к уничтожению дел на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении без рассмотрения.

10.5.На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются в порядке номеров дел в алфавитном порядке в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

10.6.При составлении акта на выделенные к уничтожению дел должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений.

10.7.В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания экспертной комиссии мирового судьи.

10.8.Одновременно с судебными делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом (приложение 7).

10.9.Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении документов с указанием даты составления акта.

10.10.Из дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет.

10.11.Дела, наряды подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел.

10.12.Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемно-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел, нарядов и других документов и вес бумажной макулатуры.

10.13.Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

10.14.Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.

11. Сроки и порядок сдачи нарядов

на хранение в государственный архив

11.1.Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:

наряды постоянного срока хранения – по истечении 15-летнего срока хранения в архиве мирового судьи;

Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей.

11.2.Перед сдачей на постоянное хранение совместно с представителем архивного учреждения работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния нарядов включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям.

11.3.При обнаружении неисправимых повреждений документов в нарядах работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, составляет акт (приложение 12). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи.

11.4.Сдача нарядов на хранение в государственный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 8).

11.5.Сдатчик (ответственный работник аппарата мирового судьи) и приемщик (государственный архив), расписываются в акте приема-передачи нарядов на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, второй экземпляр акта возвращается в архив мирового судьи после его оформления.

11.6.Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых нарядов в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номер отсутствующих документов.

11.7.Номера отсутствующих нарядов оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке мирового судьи.

11.8.Мировой судья, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы, составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии (приложение 13).

11.9.Перевозку нарядов в государственный архив обеспечивает мировой судья при непосредственном участии службы по обеспечению деятельности мировых судей субъекта Российской Федерации.

12. Учет документов в архиве мирового судьи

12.1.Учет документов в архиве мирового судьи - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

12.2.Все документы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.

12.3.Основными учетными документами в архиве мирового судьи являются:

паспорт архива (приложение 11);

номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи;

опись нарядов постоянного хранения (приложение 5);

описи дел временного срока хранения (приложение 6)

журнал учета выдачи документов во временное служебное пользование (приложение 14);

акты о выделении к уничтожению дел или нарядов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение (приложение 7);

акты приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив субъекта Российской Федерации или муниципальный архив (приложение 8);

акты проверки наличия и состояния дел или нарядов (приложение 9).

12.4.Дела и наряды учитываются по описям.

12.5.Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

12.6.Описи нарядов постоянного и дел временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

12.7.Ведется раздельно учет поступлений нарядов постоянного и дел временного (более 10 лет) хранения.

12.8.Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

12.9.Архив мирового судьи ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в государственный архив субъекта Российской Федерации или муниципальный архив паспорт архива (приложение 11) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

13. Проверка наличия дел и нарядов в архиве мирового судьи

13.1.В целях обеспечения сохранности документов в архиве мирового судьи комиссией, назначаемой председателем районного (городского) суда, производится проверка наличия и состояния дел и нарядов (приложение 10).

13.2.В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

13.3.Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве мирового судьи:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене мирового судьи или лица, ответственного за архив.

Результаты проверки оформляются актом, который докладывается мировому судье (приложение 9)

13.4.При проверке наличия и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

вносить в опись неучтенные дела;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

13.5.Если при проверке обнаружено отсутствие дел или нарядов, то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел и нарядов.

13.6.В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел и нарядов из хранилища;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел и нарядов в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела или наряды, предварительно изучив их сдаточные описи;

проверить находящиеся рядом дела и наряды;

изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния.

13.7.Обнаруженные в итоге розыска дела и наряды размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел и нарядов делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела и наряды, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела или наряда, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией мирового судьи и утверждения ее мировым судьей, необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 13).

13.8.При обнаружении неисправимых повреждений дел и нарядов также составляется акт (приложение 12).

13.9.После утверждения актов об отсутствии дел и нарядов или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела и наряды исключаются из описей, листов фондов.

13.10.По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

13.11.Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела.

13.12. При смене лица, ответственного за ведение архива, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования проводится по акту.

13.13. При приеме-передаче дел в обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов архива, учетных документов и научно-справочного аппарата к документам архива, печатей и штампов архива.

13.14. При уходе с должности мирового судьи документы архива, учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива передаются по акту ответственному за ведение архива работнику данного судебного участка.

При вступлении в должность мирового судьи ответственный за ведение архива работник передает по акту документы архива, учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива мировому судье.

13.15. Перед передачей документов упраздненного судебного участка проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их упорядочение.

14. Научно-справочный аппарат

14.1.Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат.

14.2.В состав научно-справочного аппарата входят:

учетная документация;

картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

методические пособия по различным видам архивных работ и организация документов делопроизводства;

исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию.

15. Организация использования документов архива

15.1.Использование документов архива проводится только с разрешения мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива мирового судьи:

выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи;

направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи;

информирует мирового судью о составе и содержании документов;

выдает выписки из архивных документов.

15.2.Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.

15.3.Порядок хранения в архиве мирового судьи изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, воинских и депутатских билетов, орденских книжек и других личных документов, а также выдача копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц аналогичен порядку, предусмотренному для районных судов (п. 13.3 и п. 14 Инструкции по судебному делопроизводству мирового судьи Саратовской области

Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи, ответственным за архив, обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению с разрешения мирового судьи, а по нерассмотренным делам – с разрешения мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу.

Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.

Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.

На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве, какого мирового судьи находится дело.

Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

15.4.Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

15.5.Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве мирового судьи, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируется в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

15.6.Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве мирового судьи, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами допускается с письменного разрешения мирового судьи.

15.7.Ознакомление с судебным делом без его выдачи производится в рабочем помещении архива в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.

15.8.Лица, перечисленные в п. 15.6 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу специалистом архива и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится ответственным работником аппарата мирового судьи.

15.9.Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга диаметром 40-45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.

15.10.Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

15.11.Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

16. Оборудование помещения архива мирового судьи, режим его работы

16.1.Для обеспечения сохранности дел, нарядов и других документов, создания необходимых условий для работы архива мирового судьи отводится специально оборудованное помещение.

16.2.Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.

16.3.Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками.

16.4.Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

16.5.Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.

16.6.Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

16.7.Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

16.8.Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

16.9.Ответственный работник аппарата мирового судьи должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.

16.10.Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10-15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами достигает 1,2 метра, остальных проходов - 70-80 см.

16.11.Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

16.12.Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.

16.13.В помещении архива категорически запрещается курение.

16.14.Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.

16.15.В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

16.16.В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

16.17.Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям, которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

16.18.В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

16.19.Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

16.20.Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

ПРИЛОЖЕНИЯ

(формы)

Приложение 1

Внутренняя опись

документов, находящихся в деле (наряде) № _____

за ___________ год

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Наименование и краткое содержание документа	Номера листов в деле (наряде)	Примечание

Итого _______________________________________________________ документов
	(цифрами и прописью)
Количество _______________________________________листов внутренней описи
		(цифрами и прописью)

________________________ _________________ ______________________

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела (наряда)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 2

Лист-заверитель дела (наряда) № _____

В деле пошито и пронумеровано и скреплено мастичной печатью «Для пакетов» ______________________________________________________________(листа(ов),

в том числе

литерные листы_________________________________________________________

пропущенные номера листов ______________________________________________

+ листов внутренней описи________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела (наряда)	Номера листов
1	2

_______________________________ _____________ ________________________

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма листа-заверителя описи дела

Приложение 3

Обложка дела

______________________________________________________

субъект Российской Федерации

_____________________________________________________________________________________________

(наименование судебного участка мирового судьи)

Уголовное

Гражданское

Дело № _____________

По обвинению

_________________________________________________________________

По иску (заявлению)

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1 инстанция 2 инстанция (апелляционная)

Поступило ________________ Поступило ________________

Рассмотрено ______________ Рассмотрено ______________

Сдано в архив____________________

Архивный номер__________________

Срок хранения____________________

Подпись мирового судьи

__________________________________

 

Форма оформления обложки дела

Приложение 4

Обложка наряда

Фонд № ___________

Опись № __________

Ед. хр._____________

________________________________________________________

(название организации)

Наряд № __________

_______________________________________________________________________

(заголовок наряда)

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

Начато:__________________

Окончено:________________

На ________________листах

Срок хранения ____________

Фонд №____________

Опись №___________

Ед.хр.______________

Форма оформления обложки наряда

Приложение 5

Наименование судебного участка мирового судьи
Фонд № _________ Опись № ________ дел постоянного хранения за _____________ год		УТВЕРЖДАЮ Мировой судья судебного участка № ______ __________ _________________
		Подпись Расшифровка подписи
		Дата

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (дела, тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено_________________________________________ дел (цифрами и прописью)

с № __________________________ по № _________________________, в том числе литерные номера ________________________________________________________, пропущенные номера ____________________________________________________

____________________________________ __________ _____________________

Наименование должности составителя описи ______________________________________________	Подпись __________	Расшифровка подписи _____________________________
Работник аппарата мирового судьи, ответственный за архив	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол (ЭК) судебного участка от ________№ ____

Форма описи дел постоянного хранения

Приложение 6

Наименование судебного участка

мирового судьи

УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья

судебного участка №

_______ ______________

подпись расшифровка

подписи

 

Дата

Опись №_______

__________________________________________________________________

(название раздела)

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (наряде, томе, части))	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6 <*>	7

В данную опись внесено _____________________дел с № ______________________ (цифрами и прописью)

по № __________________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

___________________________ ______________ ______________________

Наименование должности лица подпись расшифровка подписи

составившего опись

Дата

СОГЛАСОВАНО Мировой судья судебного участка № ________ _________________ Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК судебного участка от__________ № ________

Дата

----------------------------------------------------------

<*> графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

Передал _____________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

и __________________________________, регистрационно-контрольных карточек к

(цифрами и прописью)

документам <*>

___________________________________ _____________ ______________________

Наименование должности работника подпись расшифровка подписи

аппарата мирового судьи

ответственного за архив

Дата

----------------------------------------------------------

<*> Передаются вместе с делами судебного участка

Форма описи дел временного хранения

Приложение 7

Наименование судебного участка мирового судьи		УТВЕРЖДАЮ
АКТ ______________№____________		Мировой судья судебного участка № __________ _________________
__________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению		Подпись Расшифровка подписи
		Дата

На основании _______________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

___________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ________________________________________________________________________

(название суда)

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата или крайние даты дела

Номера описей (номенклатур за ______ год(ы)

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номера дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (наряда, тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого __________________ дел за ______________________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______годы утверждены, а по личному составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией _____________________________ ________________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ___________________ № ______________________________________ ) ____________________________________ _______________ ____________________

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии судебного участка №_________ от ______________ № _______

Документы в количестве ____________________дел, весом _____________ кг сданы (цифрами и прописью)

в____________________________________________________________от__________

(наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной

__________________________________ _________________ ________________________

Наименование должности работника аппарата мирового судьи, сдавшего документы	Подпись	Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены _________________________________ _____________ ________________________
Наименование должности работника аппарата мирового судьи, ответственного за архив, внесшего изменения в учетные документы	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Приложение 8

УТВЕРЖДЕНО			УТВЕРЖДЕНО
Мировой судья судебного участка ________ _______________________			Руководитель государственного архива ________ _____________________
Подпись	Расшифровка подписи		Подпись	Расшифровка подписи
Дата	Гербовая печать мирового судьи		Дата	Гербовая печать государственного архива

АКТ

_____________№____________

___________________________

(место составления)

приема-передачи документов

на государственное хранение

Основание: Положение о Государственном архивном фонде СССР, утвержденное Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980г. № 274

В связи с_______________________________________________________________ (истечением срока хранения документов)

__________________________________________________________________________ (название суда)

передает в ________________________________________________________________ (наименование государственного архива)

принимает на государственное хранение документы за _____________________ годы и справочный аппарат к ним: _____________________________________________

№ п/п	Название, номер описи	Кол-во экземпляров описи	Кол-во дел (ед. хр.)	Кол-во копий	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого принято _________________________ед. хр. (в том числе страховых копий)
	(цифрами и прописью)

В государственном архиве фонд № ________________________________________

Передачу произвели:

Прием произвели:

____________________________ ________________________________

Наименование должностных лиц, производивших передачу ___________ _______________			Наименование должностных лиц, производивших прием __________ _____________________
Подпись	Расшифровка подписи		Подпись	Расшифровка подписи
Дата			Дата

Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение

Приложение 9

Наименование судебного участка

мирового судьи

АКТ						УТВЕРЖДАЮ
		№				Мировой судья судебного участка № ___________ _________________
(место составления)						(подпись)		(расшифровка подписи)
проверки, наличия и состояния дел
						Дата ___________________________
(постоянного, временного хранения, по личному составу)						.
Фонд №______

Основание______________________________________________________________ (плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии___________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии_________________________________________________________

(наименование должностей, фамилии, инициалы)

____________________________________________________________________________

Проверка проводилась с

по

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: дел,

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, _________________________________________

дел.

2. Всего не оказалось в наличии дел.

3. Имеют литерные номера:

3.1. Неучтенных в итоговых записях описей дел,

4. Пропущено номеров:

4.1. Неучтенных в итоговых записях описей дел

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам

дел

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

дел

7. Имеется не включенных в описи

дел

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии

дел,

из них:

8.1. Требующих дезинфекции дел

8.2. Требующих дезинсекции дел

8.3. Требующих реставрации дел

8.4. Требующих переплета и подшивки дел

8.5. Требующих восстановления затухающих текстов

дел

8.6. Неисправимо поврежденных дел

8.7. Требующих технической обработки дел

8.8. Выдано во временное пользование дел

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№ …).

Проверку проводили:

(наименование должности)			(подпись)		(расшифровка подписи)
(наименование должности)			(подпись)		(расшифровка подписи)
(наименование должности)			(подпись)		(расшифровка подписи)
Дата

СОГЛАСОВАНО

Протоколом ЭК

судебного участка

от _____________№_______

Форма акта проверки, наличия и состояния дел

Приложение 10

Наименование судебного участка

мирового судьи

ЛИСТ ПРОВЕРКИ № __________________

Наличия и состояния дел фонда № __________________________________

(название фонда или его части)

Наличие дел Состояние дел

№ описи	Кол-во дел, числящихся по описи	№ необнаруженных дел	Литерный № дела, не отраженный в итоговой записи		Пропущенный № дела, не отраженный в итоговой записи		№ дела выданный во временное пользование	Количество дел, оказавшихся в наличии (описанных)	Временный шифр необработанного дела	Шифр дела, неправильно подложенного в данный фонд	№ дела требующего:					№ дела, неисправимо поврежденного	Примечание
			не учтенный	не перечис-ленный, но учтенный в объеме	не учтенный	не перечис- ленный, но учтенный в объеме					дезинфекции	дезинсекции	реставрации	переплета или подшивки	восстановление затухающих тестов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	112	13	14	15	16	17	18

Итого: ____________________________ дел

(цифрами и прописью)

Проверку произвели:

_______________________________ ______________ _________________________

Наименование должностей работников, подписи расшифровка подписей

производящих проверку

Дата

Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда

Кому предоставляется_________________________ Приложение № 11

наименование и адрес

___________________________________________________________________

получателя

Кем предоставляется ____________________________________

наименование и адрес

__________________________________________________________________

отчитывающейся организации

__________________________________________________________________

форма собственности отчитывающейся организации

ПАСПОРТ

архива мирового судьи на ________________ 20__ года

(указать период)

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища в кв. метрах	Загруженность архивохранилища в процентах
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		Всего	Крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
			Начальная	Конечная	Всего	Крайние даты
						Начальная	Конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения	201

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть): хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное; отопление: центральное, печное, отсутствует; стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет; шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют; сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет; читальный зал: есть, нет; температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

3.Кадры

Код строки	Количество штатных работников
301

 

«___» ____________ 20____ года.

Мировой судья судебного участка	_____________
_______________________________ (подпись) Фамилия и телефон исполнителя

Форма паспорта архива